Enero es el mes de los propósitos. También es el mes de los objetivos de negocio escritos con más ilusión que información.

"Este año quiero facturar más." "Quiero conseguir más clientes." "Quiero lanzar ese proyecto que llevo posponiendo." Frases que suenan bien pero que no dicen nada. Porque si no sabes exactamente cómo te fue en 2025, ¿cómo vas a saber qué cambiar en 2026?

El problema es que la mayoría de emprendedoras y pequeñas empresarias no tienen un sistema de medición perfecto. No tienen un CRM configurado, ni dashboards automatizados, ni reuniones trimestrales de revisión de KPIs. Tienen facturas en carpetas, un calendario más o menos actualizado, y la sensación de que "más o menos" les fue bien. O mal. O regular. Depende del día que les preguntes.

Y entonces llega enero y hay que planificar. Y planificamos desde la intuición, desde el deseo, desde lo que nos gustaría que pasara. No desde lo que realmente pasó.

Este artículo es para ti si quieres hacer un cierre de año real y definir objetivos para 2026 que tengan sentido. Aunque no hayas medido nada sistemáticamente. Aunque sientas que llegas tarde. Aunque la palabra KPI te dé un poquito de yuyu.

Por qué evitamos mirar los números

Pero antes de ir al proceso, quiero hablar de algo que veo constantemente: la resistencia a mirar los números.

Hay una incomodidad enorme alrededor de esto. Y no es por falta de inteligencia ni de capacidad. Es miedo.

Miedo a confirmar que algo no está funcionando. Miedo a descubrir que ese servicio que tanto te gusta ofrecer en realidad no es rentable. Miedo a no entender lo que ves. Miedo a sentirte "poco profesional" por no tener todo controlado desde el principio.

Y entonces hacemos algo muy humano: evitamos. Posponemos. Nos decimos que "ya lo haremos cuando tengamos tiempo" o "cuando tenga las herramientas adecuadas" o "el año que viene empiezo con todo más ordenado".

Mientras tanto seguimos tomando decisiones importantes a ciegas. Decidimos qué servicios ofrecer, a qué precio, a quién dirigirnos, dónde invertir tiempo y energía... sin datos que respalden esas decisiones.

Facturamos, sí. Pero no sabemos realmente qué funciona, qué no, ni por qué.

No necesitas un sistema perfecto para empezar

En septiembre de 2025 empecé a trabajar con una clienta que llevaba años facturando sin mirar sus números con claridad. El negocio funcionaba, tenía clientes recurrentes, las cuentas más o menos cuadraban. Pero no sabía qué estaba funcionando realmente ni por qué.

Cuando propuse que definiéramos KPIs, su primera reacción fue muy común: "No tengo herramientas de medición, no sé si tengo los datos que necesitamos, ¿no es muy tarde para empezar esto?"

No era tarde. Y sí tenía datos.

Tenía tres años de facturas. Tenía su calendario. Tenía sus correos. Tenía su memoria. No estaban en un formato bonito ni organizado, pero eran datos reales de su negocio real.

Partimos de ahí. De lo que había. Y fue suficiente.

Esta semana cerramos el año juntas y definimos los OKRs de 2026. La conversación fue mucho más fácil de lo que ella esperaba. No porque tuviéramos herramientas sofisticadas, sino porque habíamos hecho el trabajo de entender qué había pasado antes de decidir qué queríamos que pasara.

Lo que sigue es el proceso que usamos. Paso a paso, con ejemplos y con prompts de inteligencia artificial que puedes usar como punto de partida en cada fase.

Una cosa importante: la IA no va a hacer el trabajo por ti ni va a pensar por ti. Piensa en ella como un compañero de trabajo al que le pides opinión. Te da ideas, te hace preguntas, te ofrece una perspectiva. Pero tú tienes que revisar todo con ojo crítico, darle contexto cuando se equivoca, y aplicar tu criterio en cada paso. La IA es útil para no empezar desde cero y para tener con quién pensar. Pero las decisiones son tuyas.

Los prompts que comparto funcionan tanto en Claude como en ChatGPT. Yo uso y recomiendo Claude de Anthropic por tres razones: la ética de la empresa detrás, la profundidad con la que trabaja temas complejos, y la forma en que entrega los documentos (más limpia, más usable). Pero usa la herramienta con la que te sientas cómoda.

Una aclaración: hay formas mucho más avanzadas de hacer esto. Puedes automatizar la extracción de datos, conectar herramientas entre sí, crear dashboards que se actualicen solos. Si sabes de automatización o tienes a alguien en tu equipo que sepa, adelante. Pero este artículo no va de eso. Va de algo sencillo y práctico para quienes no son expertos en IA ni en automatización, y quieren empezar con lo mínimo viable. Conversaciones con una IA, paso a paso, usando los datos que ya tienes.

Paso 1: Recopila los datos que SÍ tienes

El primer paso no es medir. Es juntar.

Antes de analizar nada, necesitas tener toda la información disponible en un solo lugar. No tiene que estar perfecta ni ordenada. Solo accesible.

¿Qué datos probablemente ya tienes?

• Facturas emitidas (en tu software de facturación, en carpetas, en correos)

• Calendario (citas, sesiones, reuniones con clientes)

• Correos (propuestas enviadas, presupuestos, conversaciones de venta)

• Extractos bancarios (ingresos reales, no solo facturación)

• Redes sociales (seguidores, engagement, mensajes recibidos)

• Lista de correo (suscriptores, aperturas, clics)

• Tu memoria (qué clientes entraron, cuáles repitieron, cuáles no)

No necesitas todos. Empieza por los que tengas más accesibles: normalmente son las facturas y el calendario.

Prompt para empezar:

Soy [describe tu negocio brevemente: ej. coach que ofrece sesiones 1:1 y programas grupales]. 

Quiero hacer un cierre de año de mi negocio pero no he llevado un sistema de medición ordenado. 

Los datos que tengo disponibles son:
- [lista los que tengas: facturas de los últimos 3 años, calendario de Google, etc.]

¿Puedes ayudarme a pensar qué información útil podría extraer de cada una de estas fuentes para entender cómo me fue en 2025

Cuando Claude te responda, no copies y pegues sin más. Lee lo que propone, contrasta con lo que tú sabes de tu negocio, y ajusta. A veces la IA sugiere métricas que suenan bien pero no aplican a tu caso. Otras veces te hace una pregunta que no habías considerado y te abre una puerta. El valor está en la conversación, no en la respuesta.

Paso 2: Define qué quieres observar (tus KPIs)

Un KPI (Key Performance Indicator) es simplemente un número que te da información útil para tomar decisiones. Nada más.

No todos los números son KPIs. Tu número de seguidores en Instagram es un dato. Se convierte en KPI solo si es relevante para una decisión que necesitas tomar.

La pregunta es: ¿Qué necesito saber para tomar mejores decisiones en mi negocio?

Algunos KPIs comunes para negocios de servicios:

• Facturación total (cuánto facturaste en el año)

• Ticket medio (facturación total / número de clientes)

• Número de clientes nuevos (cuántos entraron por primera vez)

• Tasa de repetición (qué porcentaje de clientes repite contigo)

• Tasa de conversión (de propuestas enviadas, cuántas se cierran)

• Tiempo de cierre (cuánto tardas desde el primer contacto hasta el pago)

• Fuente de clientes (de dónde vienen: referidos, redes, web, etc.)

• Rentabilidad por servicio (qué servicios te dejan más margen)

No necesitas medir todos. Elige 4-6 que sean relevantes para las decisiones que tienes por delante.

Prompt para definir tus KPIs:

Mi negocio es [descripción breve]. 

Mis servicios principales son:
- [Servicio 1]
- [Servicio 2]
- [etc.]

Las decisiones que necesito tomar para 2026 son:
- [ej. si subir precios, si dejar de ofrecer cierto servicio, si invertir en publicidad, etc.]

¿Qué KPIs me recomendarías medir para tener la información que necesito para tomar esas decisiones? Explícame cada uno de forma simple

Lo que te devuelva es un punto de partida. Quizá te sugiere medir cosas que no tienen sentido para tu modelo de negocio, o se le escapa algo obvio porque no tiene todo el contexto. Añade lo que falte, quita lo que sobre, pregúntale por qué recomienda cada cosa si no lo tienes claro. Cuanto más contexto le des, mejores respuestas obtienes.

Paso 3: Mide en retroactivo

Aquí viene algo que mucha gente no sabe que se puede hacer: aplicar los KPIs que acabas de definir a los datos del pasado.

No necesitabas tener el sistema montado desde enero para poder medir diciembre. Puedes hacerlo ahora, con lo que tienes.

Ejemplo práctico:

Con mi clienta, definimos que queríamos saber:

1. Facturación total por año (2022, 2023, 2024, 2025)

2. Número de clientes por año

3. Ticket medio por año

4. Porcentaje de clientes que repiten

5. Qué servicios generaron más ingresos

Toda esa información estaba en sus facturas. Solo había que extraerla y ordenarla.

El proceso fue manual pero simple: exportamos las facturas a una hoja de cálculo, añadimos columnas para categorizar (tipo de servicio, cliente nuevo o recurrente, fuente de entrada) y calculamos.

Por primera vez, los últimos cuatro años hablaban el mismo idioma. Aparecieron patrones que no veíamos. Servicios que parecían importantes pero apenas aportaban. Clientes que parecían puntuales pero en realidad habían repetido tres veces.

Prompt para organizar tus datos:

Tengo mis facturas de 2025 en una hoja de cálculo con las siguientes columnas: [lista las columnas que tienes: fecha, cliente, concepto, importe, etc.]

Quiero calcular estos KPIs:
- [lista los KPIs que elegiste]

¿Puedes explicarme paso a paso cómo organizar y calcular cada uno? Si necesito añadir columnas adicionales para categorizar, dime cuáles y cómo rellenarlas

Si tienes los datos en bruto, también puedes pedirle a Claude que te ayude a analizarlos directamente:

Te voy a compartir mis datos de facturación de 2025 [pega los datos o describe el formato].

Necesito que me ayudes a calcular:
- Facturación total
- Ticket medio
- Número de clientes únicos
- [otros KPIs]

Por favor, muéstrame los cálculos y cualquier patrón interesante que observes

Aquí es donde más importante es revisar. La IA puede calcular, pero tú conoces la historia detrás de cada número. Ese mes que parece malo quizá fue cuando decidiste subir precios y perdiste clientes que no querías. Esa clienta que aparece una sola vez en realidad te trajo tres referidos. El contexto lo pones tú.

Paso 4: Analiza patrones y saca conclusiones

Tener los números no es suficiente. Ahora hay que mirarlos y preguntarles cosas.

Aquí la curiosidad importa más que la técnica. Estás buscando entender qué pasó, no solo cuánto.

Preguntas útiles para hacerte:

• ¿Subió o bajó la facturación respecto al año anterior? ¿Por qué?

• ¿Tuve más clientes o menos? ¿El ticket medio subió o bajó?

• ¿Qué servicio generó más ingresos? ¿Es el que más me gusta ofrecer?

• ¿De dónde vinieron mis mejores clientes? ¿Estoy invirtiendo energía ahí?

• ¿Qué porcentaje de clientes repitió? ¿Qué tienen en común?

• ¿Hubo meses particularmente buenos o malos? ¿Qué pasó en esos meses?

Mirar los números de tu negocio desde la curiosidad en lugar del miedo es como ponerte unas buenas gafas después de haber vivido media vida con miopía. De repente todo tiene más nitidez. No porque la realidad haya cambiado, sino porque ahora puedes verla.

Prompt para interpretar tus resultados:

Estos son los resultados de mi análisis de 2025:

- Facturación total: [X]
- Número de clientes: [X]
- Ticket medio: [X]
- Tasa de repetición: [X]%
- Servicio más vendido: [X]
- Fuente principal de clientes: [X]

[Añade cualquier otro dato relevante]

Comparado con años anteriores:
- [cualquier comparación que tengas]

¿Puedes ayudarme a interpretar estos números? ¿Qué patrones ves? ¿Qué preguntas me sugieres hacerme? ¿Qué conclusiones preliminares podríamos sacar

Las interpretaciones que te dé Claude son hipótesis, no verdades. Algunas te resonarán inmediatamente, otras las descartarás porque conoces detalles que la IA no tiene. Y otras te harán pensar en algo que no habías visto. Es alguien de fuera mirando tus números y dándote su perspectiva. Es útil, pero el trabajo de pensar sigue siendo tuyo.

Paso 5: Define tus OKRs para 2026

Ya tienes los datos. Ya sabes qué pasó. Ahora toca decidir qué quieres que pase.

Un OKR (Objectives + Key Results) es un objetivo concreto más los resultados clave que te dirán si lo lograste.

La diferencia con los KPIs: los KPIs miden el rendimiento de lo que ya haces. Los OKRs definen hacia dónde quieres ir.

Estructura de un OKR:

• Objetivo: Qué quieres lograr (cualitativo, concreto)

• Resultados clave: Cómo sabrás que lo lograste (cuantitativos, medibles)

Ejemplo:

• Objetivo: Aumentar la rentabilidad del negocio sin trabajar más horas

• Resultados clave:

  • Subir el ticket medio de 400€ a 550€

  • Reducir el número de clientes de 40 a 30

  • Aumentar la tasa de repetición del 25% al 40%

  • Eliminar el servicio X que genera solo el 5% de ingresos pero el 20% del tiempo

¿Ves la diferencia? No es "quiero facturar más". Es un objetivo claro con métricas que puedes revisar cada trimestre para saber si vas en buena dirección.

Algunas reglas para buenos OKRs:

• Define 2-3 objetivos máximo para el año (menos es más)

• Cada objetivo debería tener 3-4 resultados clave

• Los resultados clave deben ser específicos y medibles

• Tienen que ser ambiciosos pero alcanzables (ni fáciles ni imposibles)

• Revísalos cada trimestre y ajusta si hace falta

Prompt para definir tus OKRs:

Basándome en mi análisis de 2025, estas son mis conclusiones principales:
- [lista tus conclusiones]

Para 2026, mis prioridades son:
- [ej. aumentar rentabilidad, reducir carga de trabajo, diversificar servicios, etc.]

Mi situación personal es:
- [ej. tengo X horas disponibles, quiero facturar X, tengo estas limitaciones, etc.]

¿Puedes ayudarme a definir 2-3 OKRs para 2026? Para cada uno, necesito el objetivo y 3-4 resultados clave medibles. Quiero que sean ambiciosos pero realistas basándome en mis números de 2025.

Los OKRs que te proponga serán un borrador. Probablemente tengas que ajustar las cifras, cambiar algún resultado clave que no encaje con tu realidad, o reformular un objetivo que suena bien pero no te motiva. La IA te ahorra empezar con la página en blanco. El trabajo de decidir qué quieres de verdad sigue siendo tuyo.

Para terminar

Si has llegado hasta aquí y todavía no has hecho nada de esto, es normal. Leer sobre ordenar tus números es más cómodo que ordenarlos de verdad.

Pero quiero que te quedes con esto: no necesitas el sistema perfecto para empezar. Necesitas decidir que vas a mirar.

Mi clienta y yo empezamos en septiembre, "tarde" según cualquier calendario de planificación tradicional. Y sin embargo, fue el mejor cierre de año que ha tenido en su negocio. Porque por primera vez sabía exactamente qué había pasado. Y desde ahí, decidir qué quería que pasara fue casi obvio.

Los OKRs que definimos no salieron de la ilusión ni de lo que "se supone" que debería querer. Salieron de sus números reales, con toda su imperfección y sus datos incompletos.

Ahora sí vamos a implementar mejores sistemas de medición para 2026. Pero no esperamos a tenerlos para empezar. Empezamos con lo que había.

Y eso fue suficiente.

¿Quieres hacer este proceso y no sabes por dónde empezar? Escríbeme. Esto es lo que hago con mis clientas.